TL;DR: Digitaal ondertekenen in HR-software betekent dat je arbeidsovereenkomsten en personeelsdocumenten rechtsgeldig laat ondertekenen, zonder te printen of te scannen. Dankzij de integratie van ValidSign in Peple HRM onderteken je alles vanuit één dashboard, volgens de eIDAS-verordening, met realtime inzicht in elke status.
Je kent het wel: een nieuwe collega mag beginnen, maar eerst moet het contract nog geprint, getekend, gescand en teruggestuurd worden. Terwijl de rest van je HR-proces allang digitaal draait. Dat schuurt. Met digitaal ondertekenen in je HR-software haal je die laatste papieren stap eruit — inclusief alle rompslomp die erbij hoort.
Digitaal ondertekenen betekent dat je een document — zoals een arbeidsovereenkomst — rechtsgeldig laat tekenen via een online omgeving, in plaats van met pen en papier. Je stuurt het document naar de ondertekenaar, die met een paar klikken (en vaak een extra verificatiestap) tekent. Alles gebeurt vanaf een laptop, tablet of telefoon. Geen printer nodig, geen scanner, geen post.
Bij Peple HRM gaat dit nog een stap verder: je hoeft niet naar een aparte tool. Je stuurt het ondertekenverzoek direct vanuit de HR-omgeving waar je toch al werkt.
Niet alleen de arbeidsovereenkomst. Ook stukken voor het personeelsdossier — zoals wijzigingen in arbeidsvoorwaarden, geheimhoudingsverklaringen of beoordelingsformulieren — kun je digitaal ter ondertekening aanbieden. Werk je met eigen documenten die niet standaard in Peple staan? Ook die neem je gewoon mee in hetzelfde proces.
Het resultaat: één overzicht met alles wat om een handtekening vraagt, in plaats van losse mappen, mailtjes en herinneringen. Voor HR-managers scheelt dat een hoop zoekwerk.
Ja. De ondertekening verloopt conform de eIDAS-verordening (electronic IDentification, Authentication and trust Services) — de Europese wet die de juridische geldigheid van elektronische handtekeningen regelt. Elke handtekening krijgt een audit trail: een vastgelegd spoor van wie wat wanneer heeft getekend. Bij een geschil kun je dus altijd aantonen dat het proces correct is verlopen.
De belangrijkste voordelen op een rij:
Peple neemt de implementatie volledig uit handen. Wij richten de koppeling in via de API’s van Peple, regelen het abonnement en voegen — als je dat wilt — je eigen huisstijl toe aan de ondertekenomgeving. Denk aan je eigen logo en kleuren in de applicatie en in de e-mails die ondertekenaars ontvangen. Zo voelt het ondertekenproces net zo vertrouwd als de rest van je HR-omgeving. Meer weten over hoe koppelingen bij Peple werken? Bekijk het koppelingenoverzicht.
Digitaal ondertekenen is geen losse feature, maar het sluitstuk van een volledig gedigitaliseerd HR-proces. Met de integratie van ValidSign in Peple HRM onderteken je alles - van arbeidsovereenkomsten tot eigen documenten - vanuit één dashboard, rechtsgeldig en met volledig inzicht.
Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie werkt? Mail dan naar verkoop@peple.nl, Onze accountmanager neemt daarna contact met je op en deelt de factsheet met meer informatie.
Vraag: Wat is het verschil tussen digitaal ondertekenen en een gescande handtekening?
Antwoord: Een gescande handtekening is een afbeelding van een fysieke handtekening zonder juridische waarborgen. Digitaal ondertekenen verloopt via een beveiligd platform conform de eIDAS-verordening, met een audit trail die vastlegt wie wanneer heeft getekend. Dat maakt het juridisch sterker en beter bewijsbaar bij een geschil.
Vraag: Kost digitaal ondertekenen extra tijd om in te richten?
Antwoord: Nee. Peple verzorgt de volledige implementatie van de ValidSign-integratie, inclusief abonnement en huisstijl. Je hoeft zelf niets te configureren om te starten met digitaal ondertekenen vanuit Peple HRM.
Vraag: Kan ik ook eigen documenten laten ondertekenen die niet uit Peple komen?
Antwoord: Ja. Naast standaard HR-documenten zoals arbeidsovereenkomsten kun je ook eigen documenten via hetzelfde dashboard ter ondertekening aanbieden, zonder te wisselen tussen applicaties.
Vraag: Is digitaal ondertekenen rechtsgeldig binnen de EU?
Antwoord: Ja. De eIDAS-verordening regelt de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen binnen de Europese Unie. Documenten die via ValidSign in Peple HRM worden ondertekend, voldoen aan deze verordening.
Vraag: Wat gebeurt er met een document nadat het is ondertekend?
Antwoord: Het ondertekende document wordt automatisch en veilig opgeslagen in het digitale personeelsdossier binnen Peple HRM. Zo hoef je niets handmatig te archiveren.