Onmisbare planningssoftware voor het primair onderwijs
Door het huidige lerarentekort, de wetgeving en cao-afspraken is het invullen van vervanging, maar ook reguliere vacatures een grote puzzel. Planners en recruiters zijn hier dagelijks heel erg veel tijd mee bezig.
Ondanks de omstandigheden in de arbeidsmarkt is het nog steeds het doel om zo vaak mogelijk een geschikte persoon voor de klas te vinden. Dit vraagt van planners meer tijd en creativiteit. Door ook de software steeds slimmer te maken helpen we de planners bij het efficiënt zoeken naar vervangers.
Peple heeft de handen ineen geslagen met Solvidi
Het HR cloudplatform Visma.net HRM & Payroll is sinds 2021 beschikbaar voor het onderwijs. Peter Verdaasdonk, directeur van Peple zegt hierover: ‘Een goede basis voor verdere doorontwikkeling van dit innovatieve en onderscheidende HR cloudplatform’. Een voorbeeld van die doorontwikkeling is de integratie met de vertrouwde en specialistische vervangingssoftware InvalPool van Solvidi, die ook rekening houdt met alle wettelijke voorschriften en cao-bepalingen. De onderlinge samenwerking en data-integratie tussen beide systemen gaan het onderwijs veel gemak en efficiëntie opleveren, weet Peter. “Het zorgt er onder meer voor dat er geen dubbele invoer meer nodig is van mutaties voor de vervangings-administratie. En elke minuut die je met slimme software bespaart in je bedrijfsvoering, kun je besteden aan het onderwijs.”
Verborgen vacatures
Manon Jonquière van Solvidi benoemt een ander voordeel. “Door het koppelen van de systemen worden alle mutaties geregistreerd. Hierdoor heb je een compleet overzicht van de vervangingsbehoefte binnen de school. Ook de verborgen vacatures worden hierdoor inzichtelijk.” Niet alleen de schoolleiders, alle betrokkenen gaan erop vooruit. De vervanger krijgt op tijd en correct zijn of haar uitbetaling plus een arbeidsovereenkomst voor de vervanging. Daarbij wordt het risico op fouten en gedoe achteraf aanzienlijk verkleind. En HR en de administratie hoeven geen dubbele invoer te verrichten, er is compliance in de ketenaansprakelijkheid en de salarisuitbetaling is correct, inclusief de berekende reiskosten. Ook voor hen geldt: minder correcties achteraf.
Hoe werkt het?
In het scenario wanneer een leerkracht zich ziek of afwezig meldt, is er vervanging nodig. Een frequent voorkomend scenario want de verzuimcijfers in het onderwijs blijven hoog. De schooldirecteur start het proces op in InvalPool. In de oude situatie wilde de stress die dat snelle regelen met zich meebracht nog wel eens leiden tot het niet of te laat melden van het verzuim in het HR-systeem. Door de geavanceerde koppeling vindt er vanuit InvalPool automatisch gegevensuitwisseling plaats met Visma.net HRM & Payroll, de directeur hoeft dat niet meer handmatig te doen. Het andere scenario is dat van de leraar die langdurig verlof aanvraagt, bijvoorbeeld ouderschapsverlof, in Visma.net HRM & Payroll. Met de koppeling tussen beide systemen gaat er vanzelf een signalering naar InvalPool zodat de schoolleider of planner een match kan maken voor vervanging. De twee systemen wisselen ook nu alle relevante gegevens uit. Als de vervanger nog niet bekend is in Visma.net HRM & Payroll wordt op basis van de gegevens uit Invalpool automatisch het nieuwe medewerker proces in Visma.net HRM & Payroll opgestart.
Flinke besparingen
Het levert schoolbesturen flinke besparingen aan arbeidskosten op. Want het aantal invoerhandelingen in Visma.net voor de vervangingsverzoeken wordt aanzienlijk verminderd. Hetzelfde geldt voor de correcties in de maand erna, vanwege de vergeten registraties, die er altijd zijn. ‘We willen van de kwaal af van het vergeten om de vervanging door te geven in het HR-systeem’, kreeg Peple veel van scholen te horen. De integratie zorgt ervoor dat de vervangings- en afwezigheidsadministratie eindelijk synchroon lopen. Daarnaast is de actualiteit van de gegevens van de medewerker in InvalPool geborgd door de koppeling met de HR- en salarisadministratie van Peple. Manon Jonquière: “Het zijn twee systemen die nu met elkaar praten. Je krijgt daardoor het beste van twee werelden” Omdat de vervanger dankzij de integratie er van op aan kan dat alles tijdig en correct geregeld is, zal dat ook diens relatie met de school goed doen, stelt zij. En dat is in wederzijds belang. “Je moet als school altijd goed zorgen voor je invallers, en met het huidige lerarentekort wordt dat nog belangrijker. Ze maken een groot deel van je workforce uit.” De app voor schoolleiders en invallers draagt verder bij aan het gemak en de intuïtiviteit van InvalPool, merkt Manon op.
Hart voor onderwijs
Peple ontwikkelde samen met onderwijsbureaus en onderwijsinstellingen Visma.net HRM & Payroll voor de sector, een open systeem in de cloud waardoor koppelingen zoals met InvalPool mogelijk zijn. De onderwijspartners beschrijven het als ‘modern, innovatief, intuïtief voor medewerkers en leidinggevenden en vergaand geautomatiseerd’. Peter Verdaasdonk: “Zo blijft Peple bijdragen aan het verminderen van administratieve werkdruk, ten behoeve van goed onderwijs. Ik ben blij dat Peple en Solvidi nu de handen ineen hebben geslagen als partners met hart voor het onderwijs.”
Solvidi
Solvidi | InvalPool is al ruim 20 jaar de beste software-oplossing om het vervangingsbeleid optimaal uit te voeren. De software houdt rekening met alle wettelijke en cao-bepalingen.
En is er nou echt geen geschikte kandidaat te vinden? Dan registreer je in InvalPool hoe je het dan hebt opgelost. Wel zo handig voor het complete overzicht en de juiste rapportages.
