ASG
Na een uitgebreid selectietraject via een Europese aanbesteding, koos Almeerse Scholengroep (ASG) voor Visma.met HRM & Payroll van Peple. Op 1 januari 2021 ging ASG live met het innovatieve HR cloudplatform voor het onderwijs. Stap voor stap digitaliseert de onderwijsinstelling de HR- en salarisprocessen en krijgen medewerkers en managers steeds meer de regie over hun eigen HR.
.webp?width=1920&height=660&name=header-asg%20(1).webp)
Almeerse Scholen Groep vertrouwt op partnerschap met Peple
Op 1 januari 2021 ging de Almeerse Scholen Groep (ASG) live met Visma.net HRM & Payroll. Stap voor stap wordt dit project aangepakt. De voordelen zijn al goed merkbaar, vertellen twee nauw betrokkenen.
Er waren diverse redenen voor de overgang naar een nieuw HR-systeem, zegt Mireille Werring, coördinator salarisverwerking en administratie bij ASG en tevens een van de werkgroepleiders HRM. ,,We hadden behoefte aan het werken met één database, in één omgeving en bovendien in de cloud.”
Diverse leveranciers deden destijds mee aan de Europese aanbesteding. De keuze voor Visma.net HRM & Payroll was geen sprong in het duister, legt René van Dijk uit. Hij is teamleider van de afdeling personeels- en salarisadministratie en projectleider aanbesteding en migratie. ,,We hadden al een partnerschap met Visma, hun cases zagen er het beste uit in het aanbestedingsproces en daarna hebben we het vertrouwen in elkaar uitgesproken.”
Taakgestuurdheid
Ook hij keek uit naar een e-HRM platform om nog jaren mee vooruit te kunnen, met vele mogelijkheden zoals learning management en een plek voor het vastleggen van personeel dat niet in loondienst is. ,,Één mooi systeem dat als netwerk alles ontsluit. En wat ons zeer aansprak was de signaal- en taakgestuurdheid. Als bijvoorbeeld een contract afloopt krijgen we op tijd de taak om een beslissing te nemen over de verlenging, en kunnen we daarna het administratieve proces vervolgen.”
Early adopters
De bespiegelingen vooraf waren vol verwachting, toen moest het echte werk nog beginnen. Het betekende voor René een ingrijpende omschakeling, nadat hij tien jaar lang met het vorige systeem, Youforce, in de weer was geweest. Met het nieuwe systeem was ASG in de onderwijssector een innovator op het gebied van ingebruikname van e-HRM software, een echte early adopter. ,,Dat betekent dat wij ook te maken kregen met een product dat nog in ontwikkeling was en de kinderziektes die daarbij horen in de eerste fase. In partnerschap met Peple voeren we de komende jaren daarom verdere optimalisaties uit om de gebruikerstevredenheid te verhogen.”
Almeerse Scholen Groep
De Almeerse Scholen Groep bereidt jonge mensen voor op hun toekomst en hun plek in de steeds sneller veranderende samenleving. De scholen verbeteren en vernieuwen zich continu en geven kwalitatief en divers onderwijs dat toegankelijk is voor ieder kind. Samen geeft de Almeerse Scholen Groep kleur aan goed onderwijs.
De Almeerse Scholen Groep is het onderwijsbestuur van 37 basisscholen, twee scholen voor speciaal basisonderwijs (SBO) en acht scholen in het voortgezet onderwijs in Almere. 21.000 leerlingen krijgen inspirerend onderwijs. Bij de ASG werken 2.150 medewerkers.
Trainingen
Hij moest ook de wennende medewerkers mee zien te krijgen om het nieuwe systeem te accepteren en zich eigen te maken. Daarvoor zette hij met Mireille diverse communicatiemiddelen in, onder meer demonstratiefilmpjes. ,,En nu we Visma.net HRM & Payroll echt helemaal in gebruik hebben, geven we veel trainingen. Zoals e-HRM voor leidinggevenden. Dat werkt uitstekend. Vanuit de vraagstelling van de deelnemers kunnen we nu ook goed zien waar extra ondersteuning nodig is. Zo is het bijvoorbeeld niet bij alle signalen die de medewerkers krijgen, direct duidelijk wat ermee te doen. Daarom trainen we leidinggevenden niet alleen in het verwerken van een mutatie maar ook in het begrijpen en volgen ervan. En we leren ze hoe het dashboard optimaal te gebruiken.”
"Nu Visma.net HRM & Payroll echt helemaal in gebruik is, geven we veel trainingen. Zoals e-HRM voor leidinggevenden. Dat werkt uitstekend."
Twee fases
De migratie hebben ze in twee fases aangepakt. Allereerst werd vanaf maart 2020 de voorbereiding voor de migratie getroffen, tijdens de intrede van de coronapandemie. Het was maandenlang topsport want tegelijkertijd verwerkten ze een fusie van verschillende scholenstichtingen. In oktober startte de migratie met de implementatie van de basis, de functies en taken die in het andere HR- en salarissysteem ook al aanwezig waren. ,,Dat voorkwam veel interne discussies”, aldus René. ,,Want het bracht geen grote veranderingen.” Deze fase is ASG nu aan het afronden terwijl fase 2 ook al is begonnen. ,,Nu hebben we meer functionaliteiten opengezet, en je merkt dat medewerkers daar wat aan moeten wennen”, stelt Mireille vast.
App
De app van Visma.net HRM & Payroll wordt stapsgewijs steeds meer gebruikt door ASG, met name voor declaraties en salarisspecificaties. Ziekmelden via de app door de medewerker zelf heeft ASG bewust niet geactiveerd. Een persoonlijke, telefonische ziekmelding wordt in het onderwijs nog erg gewaardeerd. Wanneer er nu nieuwe ontwikkelingen zijn in het systeem, worden die via de interne HR-nieuwsbrief aangekondigd bij de medewerkers. En het wordt op intranet geplaatst. Op dit ASG portal staan ook filmpjes en werkinstructies. Zo migreert ASG stap voor stap naar het nieuwe HR-platform.
Feedback
De beginperiode van dit project vond dus plaats middenin de coronapandemie tijdens lockdowns. Die omstandigheid heeft de digitalisering versneld. Zo werden brieven naar medewerkers, arbeidsovereenkomsten en uitnodigingen voor de bedrijfsarts allemaal digitaal verstuurd. De trainingen moesten toen wel online worden gegeven. Nu het allemaal weer live en fysiek kan, merken René en Mireille dat dit veel meer effect heeft. De belangrijkste feedback die ze van de medewerkers ontvangen betreffen persoonlijke ontdekkingen na kennismaking met de vernieuwing: ‘Goh dat wist ik niet, dat er een app is en dat ik dat ook zelf kan doen.’ Op de acht scholen in het voortgezet onderwijs heeft ASG medewerkers personeelszaken die de schoolmedewerkers op weg helpen. In het primair onderwijs ligt die taak op de 39 scholen (waarvan twee voor speciaal onderwijs) vooral bij de schooldirecteur. Hij of zij is de manager in de breedste zin van het woord.
"De belangrijkste feedback zijn persoonlijke ontdekkingen van medewerkers: Goh ik wist niet dat er een app is en dat ik het ook zelf kan doen."
Koppelingen
Nu de basisfase weldra is afgerond, neemt ook het maken van slimme koppelingen toe, op weg naar een connected experience. Zo zorgt de Visma.net HRM & Payroll API voor verbindingen met andere applicaties die gebruikt worden in het onderwijs. René: ,,We hebben nu bijvoorbeeld koppelingen met Capisci. Dat is handig voor het maken van prognoses, begrotingen en formatie. We willen die mogelijkheden benutten en verder uitbouwen.” Ook koppelingen met Plusport Learning Management en met EasyCruit staan op de agenda. De laatste is de werving en selectie applicatie van Visma, waarmee het recruitmentproces vereenvoudigd en vergaand gedigitaliseerd wordt.
Alles checken
Gevraagd naar de grootste winstpunten tot nu toe van Visma.net HRM & Payroll hoeft Mireille niet lang na te denken. ,,Het helemaal digitaal werken. In tegenstelling tot bij papieren móet je alles nu wel invullen, anders kun je niet verder. Dat geldt ook voor de afloop van contracten en bij verzuim. Zelfs de handtekeningen in de arbeidsovereenkomsten zijn nu digitaal.” René sluit zich daarbij aan en heeft een aanvulling: ,,We hebben nu één overzicht van acties en taken, en de medewerkers zien dat ook. Dat is het mooie.”
Tips voor andere organisaties
Ze hebben wel wat tips voor organisaties die op het punt staan te gaan migreren. ,,Kijk bij je collega’s”, zegt René. Bijvoorbeeld bij ASG. ,,Dat waren we al met Youforce maar tijdens de migratie even niet. Nu hebben we de kennis verhoogd en een dusdanige basis bereikt dat we weer als referent optreden. Andere onderwijsinstellingen kunnen met ons meekijken.” Mireille heeft nog een andere migratietip. ,,Draai een schaduwrun in Youforce. Dan moet er aan beide kanten hetzelfde uitkomen. Wij zagen toen een verschil en gingen daarmee aan de slag.” Voor een succesvol vervolg van de migratie ziet René een groot belang in het verder ontwikkelen van het partnerschap met Peple. ,,Als koploper lopen wij tegen zaken aan. Het is heel fijn dat we dan meteen kunnen schakelen met een consultant van Peple.”
Nauwkeurigheid, veiligheid en duidelijkheid
Laat ons het werk doen
Vertrouw op ons voor een vlekkeloze salarisadministratie die jouw bedrijf naar nieuwe hoogten tilt. Ons toegewijde teams van experts staat garant voor nauwkeurigheid, tijdigheid en volledige naleving van alle regelgeving. Laat je zorgen over complexe loonberekeningen, belastingen en arbeidswetgeving achterwege. Zij nemen de last van salarisverwerking van je over, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: de groei van je onderneming. Met geavanceerde technologie en persoonlijke service bieden we een betrouwbare oplossing die jouw bedrijfsprocessen optimaliseert. Kies voor efficiëntie, kies voor kwaliteit, kies voor ons als jouw partner in salarisadministratie.
Een naadloos geïntegreerd systeem
Visma.net HRM & Payroll is een softwareoplossing die specifiek is ontwikkeld om te voorzien in de behoeften van organisaties die op zoek zijn naar een naadloos geïntegreerd systeem voor zowel human resource management (HRM) als salarisadministratie (payroll). Deze veelzijdige oplossing is geschikt voor uiteenlopende organisaties, waaronder kleine, middelgrote en grote ondernemingen actief in sectoren zoals Onderwijs, Zorg, Business en Woningcorporaties,
Visma.net HRM & Payroll
Kom meer te weten over onze software!
Lees meer
over Visma.net voor het Onderwijs
Ontdek waarom Visma.net HRM & Payroll al door meer dan 600 scholen wordt gebruikt.
Lees meer